Sekretär (m/w/d)/ Teamassistenz im Servicemanagement

Stellenbeschreibung

Sie sind ein echtes Organisationstalent? Kommunikationsstärke zeichnet Sie aus?

Aktuell suchen wir eine Kauffrau für Bürokommunikation / Bürokauffrau (m/w/d) in Cottbus.

Bewerben Sie sich bei uns!

Das dürfen Sie von uns erwarten:

• Sicherer Arbeitsplatz mit unbefristetem Arbeitsvertrag
• Attraktives Gehaltspaket nach BAP-Tarif
• Urlaubs- und Weihnachtsgeld
• Langfristiger Einsatz in einem renommierten Unternehmen der Region
• Persönliche Betreuung durch unser kompetentes Team
• Übertarifliches Gehaltspaket und Zuschläge
• Konkrete Chance auf Übernahme

Ihre Aufgaben:

• Selbstständige Bearbeitung allgemeiner Administrationsaufgaben und Kommunikation mit Nutzern, Firmen und Behörden
• Bearbeitung allgemeiner Aufgaben im Sekretariat (Terminkoordinierung, Planung von Besprechungsterminen, Bearbeitung, Priorisierung und Verteilung von Themen die über das Sekretariat der Abteilung Technik laufen)
• Digitale Ablage von Dokumenten und Protokolle aus dem Tagesgeschäft
• Vorbereitung und Durchführung von Beschaffungen/Leistungen, im Kontext rechtskonformer Angebotseinholung und Unterstützung bei der Auftragserstellung für das Tagesgeschäft
• Unterstützung bei der administrativen Erstellung von Rahmenverträgen für Fremdleistungen sowie das Vertragsmanagement
• Unterstützung in Vergabeprozessen hinsichtlich der Haltung von Fristen, der Kommunikation mit den Bietern und in der Vorbereitung der Auswertungsunterlagen
• Führen von Akten, Registern sowie Termin-, Fristen- und Wiedervorlagekalender sowie Zusammenstellung von Informationen
  Pflege von technischen Stamm- und Bewegungsdaten, Unterweisungsbelegen und Prüf- und Wartungsprotokollen in eine Datenbank (WAVE)
• Bearbeitung und Prüfung auf rechnerische Richtigkeit aller Rechnungen aus dem Aufgabengebiet der Abteilung Technik
• Unterstützung im Berichtswesen für den Jahres- und Wirtschaftsplan

Ihr Profil:

• Abgeschlossene Berufsausbildung als Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement, Rechtsanwaltsfachangestellter (m/w/d) oder gleichwertige Qualifikation
• Idealerweise einschlägige Berufserfahrungen in dem beschriebenen Aufgabenprofil
• Kenntnisse in der Unterstützung als Teamassistenz und in der Büroorganisation der Leitungsebene
• Sicherer Umgang mit allen MS-Office-Anwendungen
  Kenntnisse im Umgang mit CAFM- Datenbanken, insbesondere WAVE sowie Kenntnisse im Umgang mit SAP
• Selbstständige, eigenverantwortliche und strukturierte Arbeitsweise
• Sorgfalt und Zuverlässigkeit, sowie Teamfähigkeit
• Engagement und die Fähigkeiten eines Organisationstalentes