Information on data protection (internal)

Informationen über die Datenverarbeitung für Bewerber

Wenn Sie die Actief Personalmanagement GmbH, Bahnhofplatz 12, D-76137 Karlsruhe (ACTIEF) beauftragt haben, Sie bei Ihrer Bewerbung für eine Arbeitsstelle zu unterstützen oder wenn Sie sich Ihrerseits selbst direkt bei ACTIEF für eine Arbeitsstelle bewerben, verarbeitet ACTIEF personenbezogen Daten von Ihnen. Mit diesen Datenschutzhinweisen informieren wir Sie über diese Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten.

1. name and contact details of the controller and the company data protection officer

Verantwortlicher: Actief Personalmanagement GmbH, Bahnhofplatz 12, D-76137 Karlsruhe, Deutschland
Unseren betrieblichen Datenschutzbeauftragten Rudi Michel erreichen Sie über folgende E-Mail-Adresse: [email protected]

2. Art der verarbeiteten Daten

Wir erheben und verarbeiten alle von Ihnen im Rahmen des Bewerbungsverfahrens freiwillig zur Verfügung gestellten Daten, die für eine möglichst effektive und eigenständige Durchführung unserer Aufgaben zur Unterstützung Ihres Bewerbungsverfahrens und zur Vermittlung einer Arbeitsstelle an Sie bzw. für eine Abwicklung des Bewerbungsverfahrens erforderlich sind.
Das können bspw. folgende Informationen sein (Aufzählung ist nicht abschließend):
– Anrede, Geschlecht, Vorname, Nachname
– Post-Adresse
– E-Mail-Adresse
– Persönliche Angaben zu Ihrer Person
– Telefonnummer
– Mobilnummer
– Familienstand
– Ggf. Angaben zum Führerschein
– Ggf. Sprachkenntnisse,
– Geburtsdatum, Geburtsort,
– Staatsangehörigkeit und falls erforderlich Status bezüglich der Arbeitserlaubnis.
– Von Ihnen selbst zur Verfügung gestellte Bewerbungsunterlagen (wie z.B. Anschreiben, Foto, Lebenslauf,
Zeugnisse, Gehaltsvorstellung, mögliches Eintrittsdatum etc.)

3. Zwecke der Datenverarbeitung

Soweit wir Sie bei der Bewerbung für eine Arbeitsstelle unterstützen, erheben wir Ihre personenbezogenen Daten, um unsere Leistungen zur Unterstützung und Vermittlung Ihrer Bewerbung erbringen zu können.
Soweit Sie sich direkt bei uns auf eine Arbeitsstelle bewerben, erheben wir Ihre personenbezogenen Daten, um das Bewerbungsverfahren als solches durchführen zu können.

4. Freiwilligkeit der Datenerhebung

Es steht Ihnen frei, welche Daten Sie an uns übermitteln. Nicht in jedem Fall werden alle oben genannten Daten
erhoben. Falls Sie uns andere, weitere Daten übermitteln als oben aufgezählt, so werden auch diese entsprechend den hier gegebenen Informationen von uns verarbeitet.
Es gilt das Prinzip der Datensparsamkeit. Für die erfolgreiche Durchführung des Bewerbungsverfahrens sind
allerdings vollständige Unterlagen und Kontaktdaten eine Voraussetzung und gerade auch in Ihrem Interesse.

5. Art und Weise der Datenverarbeitung

Ihre Daten werden automatisiert verarbeitet und verwaltet. Dabei werden Ihre Bewerbungsunterlagen, falls Sie in nicht-digitaler Form vorliegen sollten, von uns digitalisiert und in dieser Form sodann weiterverarbeitet. Wir haben gemäß Artikel 32 Absatz 1 DSGVO geeignete technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten. Die Daten sind nach dem Stand der Technik vor dem Zugriff Unbefugter sowie vor Löschung, Zerstörung im Rahmen des Möglichen geschützt.

6. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten ihre personenbezogenen Daten aufgrund der Bestimmungen der DSGVO, des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze.
Soweit wir Sie bei der Bewerbung für eine Arbeitsstelle unterstützen, erfolgt die erforderliche Datenverarbeitung zum Zwecke der Durchführung unserer Leistungen bzw. der Durchführung des Bewerbungsverfahrens nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe b) DSGVO zur Erfüllung des durch die Inanspruchnahme unserer Leistungen zwischen Ihnen und uns begründeten Vertragsverhältnisses über die Unterstützung, Durchführung und Vermittlung einer Arbeitsstelle.
Soweit Sie sich direkt bei uns auf eine Arbeitsstelle bewerben, erfolgt die erforderliche Datenverarbeitung zum Zwecke der Durchführung des Bewerbungsverfahrens nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe b) DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 1 BDSG zur Erfüllung einer vorvertraglichen Maßnahme, die ggf. auf den Abschluss eines Arbeitsvertrages zwischen Ihnen und uns abzielt.
Soweit wir personenbezogene Daten ggf. aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (insbesondere aus steuerlichen und buchhalterischen Gründen) nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens weiterverarbeiten, tun wir dies aufgrund gesetzlicher Verpflichtung aus dem Steuer-, Abgaben- oder Handelsrecht und damit aufgrund der Rechtgrundlage des Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe c) DSGVO.

7. Speicherdauer

Soweit das Bewerbungsverfahren ohne Abschluss eines Arbeitsvertrages beendet wird, löschen wir Ihre personenbezogenen Daten aus dem Bewerbungsverfahren spätestens nach 4 Monaten.
Soweit das Bewerbungsverfahren mit einem Vertragsabschluss mit einem von uns vermittelten Arbeitgeber endet, löschen wir Ihre personenbezogenen Daten aus dem Bewerbungsverfahren ebenso spätestens nach 4 Monaten.
Soweit das Bewerbungsverfahren mit dem Abschluss eines Arbeitsvertrages mit uns endet, werden Ihre personenbezogenen Daten aus dem Bewerbungsverfahren im Rahmen der Personalakte bei ACTIEF weiterverarbeitet. Genaue Informationen zu dieser Datenverarbeitung erhalten Sie im Zusammenhang mit dem Abschluss des Arbeitsvertrages durch gesonderte Datenschutzinformationen für Beschäftigte.
Wir weisen darauf hin, dass wir daneben auch gesetzlichen Aufbewahrungspflichten aus steuerlichen und buchhalterischen Gründen unterliegen. Diese verpflichten uns als Nachweis für unsere Buchführung bestimmte
Daten, zu denen auch personenbezogene Daten gehören können, über einen Zeitraum von sechs (6) bis zu zehn
(10) Jahren aufzubewahren. Diese Aufbewahrungsfristen gehen den oben genannten Löschungspflichten vor. Auch die Aufbewahrungsfristen beginnen jeweils mit Schluss des betreffenden Jahres, also am 31.12. Sind wir nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe c) DSGVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten hinsichtlich bestimmter Daten zu einer längeren Speicherung
verpflichtet, so speichern wir diese Daten für die Dauer der gesetzlichen Fristen.

8. Weitergabe von Daten

Soweit dies für unsere Leistungen erforderlich ist, werden Ihre personenbezogenen Daten an Dritte weitergegeben.
Im Falle der Bewerbung zur Vermittlung durch ACTIEF ist es zur Ermöglichung einer effektiven Vermittlung bzw. zur Ermöglichung der Sichtung von Qualifikationsprofilen von Zeitarbeitnehmern über spezielle Online-Portale (beispielsweise B.I.S. Tempo-Team, Talos Workforce Solutions GmbH, IQ Navigator, My Futura, Orderplan von CIP oder AVAX) durch bestimmte Kunden oder Partner von ACTIEF erforderlich, dass die Bewerberdaten durch ACTIEF auf diese speziellen Online-Portale hochgeladen werden. Diese Online-Portale sind nicht öffentlich zugänglich, sondern können nur mit entsprechenden Zugangsdaten, die diese Kunden und Partner von ACTIEF haben, eingesehen werden. Die Profile werden unverzüglich nach einer erfolgten Vermittlung von den entsprechenden Portalen genommen.
Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Bewerbung erfolgt ggf. an die Firma Compleet GmbH, Hermann-Weinhauser-Straße 73, 81673 München als Anbieter der von uns eingesetzten Recruiting-Software persoprofiler.6, sowie insbesondere an interessierte Unternehmen, die eine offene Stelle zu besetzen haben, die für Sie in Betracht kommen könnte und/oder an Kooperationspartner von ACTIEF oder freie Mitarbeiter, die uns bei der Erfüllung unserer Aufgaben unterstützen, abhängig von den von Ihnen angegebenen Jobinteressen und den dazu ggf. passenden künftigen Stellenausschreibungen.
Die Weitergabe erfolgt in diesen Fällen zum Zwecke der Bearbeitung und Prüfung Ihrer Bewerbungsunterlagen und ggf. der Kontaktaufnahme mit Ihnen hinsichtlich Ihrer Bewerbung. Die Daten werden ausschließlich für die Verarbeitung der Bewerbung verwendet.
Gegebenenfalls werden auch personenbezogene Daten an die Bundesagentur für Arbeit, Regensburger Str. 104, 90478 Nürnberg zur Beantragung von Fördermitteln übermittelt.
Die weitergegebenen Daten dürfen von den Empfängern ausschließlich zu den genannten Zwecken
verwendet werden. Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte zu anderen als den aufgeführten Zwecken findet nicht statt.

9. Datenübermittlung in ein Drittland (EU-/EWR-Ausland)

Es ist nicht beabsichtigt von uns, aber theoretisch möglich, dass personenbezogenen Daten in ein Land außerhalb der Europäischen Union (EU) bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) transferiert werden (“Drittlandtransfer”).
In diesen Fällen weisen wir darauf hin, dass wir bei einem Drittlandtransfer vorab geprüft haben, ob eine taugliche Rechtsgrundlage dafür besteht. Die Rechtsgrundlagen ergeben sich aus den Artikeln 44 – 50 DSGVO. Wenn es keinen EU-Beschluss über ein angemessenes Datenschutzniveau in dem Empfängerland gibt, haben wir mit dem Datenempfänger die EU-Standard-Datenschutzklauseln vereinbart. Der Datenempfänger verpflichtet sich darin weitreichende Maßnahmen zum Schutz der Daten zu treffen, so dass das Datenschutzniveau als angemessen anzusehen ist.

Es kann daneben auch sein, dass ein Datenempfänger von der zuständigen Datenschutzbehörde genehmigte unternehmenseigene Datenschutzregeln, hat (sogenannte Binding Corporate Rules, BCR). Wenn dem so ist, können wir den Datentransfer auch auf Basis dieser BCR abwickeln.
Falls ein Datentransfers in die USA erfolgen sollte, haben wir durch weitergehende Vereinbarungen den Schutz der Daten bestmöglich gewährleistet.

10. Betroffenenrechte

You have the right:

• in accordance with Art. 7 para. 3 GDPR, to withdraw your consent once given to us at any time. As a result, we may no longer continue the data processing that was based on this consent in the future;
• in accordance with Art. 15 GDPR, to request information about your personal data processed by us. In particular, you can request information about the processing purposes, the category of personal data, the categories of recipients to whom your data has been or will be disclosed, the planned storage period, the existence of a right to rectification, erasure, restriction of processing or objection, the existence of a right to lodge a complaint, the origin of your data if it was not collected by us, and the existence of automated decision-making including profiling and, if applicable, meaningful information about its details;
• gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns
  gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
• in accordance with Art. 17 GDPR, to demand the deletion of your personal data stored by us, unless the processing is necessary to exercise the right to freedom of expression and information, to fulfill a legal obligation, for reasons of public interest or to assert, exercise or defend legal claims;
• in accordance with Art. 18 GDPR, to demand the restriction of the processing of your personal data if the accuracy of the data is disputed by you, the processing is unlawful but you refuse to delete it and we no longer need the data, but you need it to assert, exercise or defend legal claims or you have lodged an objection to the processing in accordance with Art. 21 GDPR;
• gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem
  strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen
  anderen Verantwortlichen zu verlangen und
• gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich
  hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres
  Firmensitzes wenden.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine E-Mail an [email protected].